Un episodio del podcast di Tready: Giulia e Marco spiegano, in pochi minuti e senza tecnicismi, cos’è workflow automation e come usarlo in una PMI.
In questa puntata di Caravaggio Marketing affrontiamo workflow automation: che cos’è, perché conta per un’azienda e come si applica nella pratica. Un dialogo a due voci, concreto e diretto, pensato per chi vuole capire davvero senza perdersi nel gergo. Qui sotto trovi anche la trascrizione completa.
Benvenuti a Caravaggio Marketing, il podcast di Tready. Sono Giulia, e oggi parliamo di workflow automation, l’automazione dei processi. Con me c’è Marco, di Tready. Marco, cosa intendiamo con automazione dei flussi di lavoro?
Intendiamo far svolgere alle macchine i compiti ripetitivi che oggi rubano ore alle persone. Ogni azienda ne ha decine: copiare dati da un modulo al gestionale, mandare la stessa email a ogni nuovo contatto, generare un documento, avvisare un collega quando arriva un ordine. Singolarmente sembrano piccoli; sommati sono giornate intere ogni mese.
Mi fai un esempio tipico?
Arriva una richiesta dal sito. Oggi qualcuno la legge, la copia nel gestionale clienti, manda una mail di risposta, avvisa il commerciale e segna un promemoria. Con un’automazione tutto questo parte da solo nel momento in cui il modulo viene inviato: il contatto è registrato, la mail parte, il commerciale riceve la notifica. Da cinque minuti a zero, e senza errori di copia-incolla.
Con quali strumenti si fa?
Con piattaforme che collegano tra loro i programmi che già usi, anche senza scrivere codice. Si costruisce il flusso a blocchi: “quando succede questo, fai quest’altro”. E oggi ci si aggiunge l’intelligenza artificiale: l’automazione non solo sposta dati, ma legge una mail e la smista, riassume un documento, classifica una richiesta. È il salto che rende l’automazione molto più potente di prima.
Per chi ha più senso?
Per chi si accorge di rifare ogni giorno le stesse operazioni manuali, e per le aziende dove i sistemi non si parlano e qualcuno fa da ponte umano tra loro. Lì l’automazione libera tempo prezioso e riduce gli errori. Il tempo recuperato si sposta sulle attività che generano valore, come seguire i clienti.
Come si imposta un progetto?
Tre passi. Primo, mappiamo i processi e troviamo quelli ripetitivi e ad alto volume, perché si parte da dove il ritorno è più alto. Secondo, costruiamo e testiamo l’automazione su un caso pilota. Terzo, la estendiamo e la monitoriamo, perché un’automazione va anche manutenuta. Si comincia in piccolo e si allarga su ciò che funziona.
C’è un rischio nell’automatizzare troppo?
Sì: automatizzare un processo sbagliato lo rende solo più veloce a sbagliare. Per questo prima si sistema il processo, poi lo si automatizza. E si lascia sempre il controllo umano dove serve giudizio. L’automazione toglie il lavoro noioso, non la testa.
Chiarissimo. Marco, grazie.
Grazie a voi.
Questo era Caravaggio Marketing, di Tready, agenzia di marketing e comunicazione per PMI B2B a Lecco. L’automazione dei processi la trovi su tready punto it. Quante ore al mese puoi recuperare? Partiamo da un’analisi gratuita. A presto.
Tready è l’agenzia di marketing e comunicazione che trasforma questi temi in risultati concreti. Partiamo da un’analisi gratuita della tua presenza online.